Saturday, December 1, 2012

Tugas Petugas Reservasi

Berikut ini adalah tugas petugas bagian reservasi.

1. Membaca 'log book'
log book adalah semacam buku catatan yang berisi hal-hal dan masalah-masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas penerimaan tamu kelompok (shift) berikutnya.
Catatan ini merupakan catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang lainya. Buku tersebut berisi tentang catatan tamu pindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, serta persiapan yang belum selesai yang memerlukan tindak lanjut.

2. Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang sudah terjual (hour in) atau kamar yang tersedia untuk dijual dan yang sudah dipesan (room available).

3. Mempersiapkan peralatan kerja, yaitu formulir pemesanan (reservation form) dan slip lainya.

4. Menerima pemesanan kamar baik melalui telepon, e-mail, telex, atau faksimili.

5. Mengisi formulir pemesanan (reservation form).

6. Membuat slip pemesanan (reservation slip).

7. Menata rak pemesanan (reservation rack) dan tabel pemesanan (reservation chart).

8. Mengecek secara rutin hunian kamar pada malam hari (room night daily), tamu yang tidak datang, dan tamu yang membatalkan pemesanan.

9. Menerima keluhan tamu (guest complain) dan meneruskan ke Chief Reservation.

10. Menjalin dan membina hubungan kerja.

11. Menghadiri rapat untuk pemberian informasi atau instruksi kerja (briefing).

12. Melakukan dokumentasi, korespondensi, reservasi dimana tamu tidak jadi datang (no show), menunda kedatangan (delayed postpone), membatalkan (cancelled) , dan check-in lebih awal (early arrival).

13. Mempersiapkan segala sesuatu sesuai pesanan tamu, antara lain antar jemput tamu, jenis kamar, dan fasilitas lainya.