Blog Pendidikan Akomodasi Perhotelan

Prosedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut: 1. Tamu yang datang di hotel Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaanya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan di atas lugagge trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu di dekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari paspor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan bellboy. 2. Bellboy mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk. Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionist dengan ucapan selamat datang dan men...

A. Fungsi dan Peranan Kantor Depan  Kantor depan hotel (front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobi, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya. Oleh karena itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang plaing penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut. 1. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun. 2. Meningkatkan jumlah tamu langganan. 3. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu. 4. Membentuk citra hotel yang positif. Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel. Fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut. 1. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan ...

Keputusan apakah menerima reservasi atau menolak adalah hal penting yang harus dilakukan oleh petugas reservasi. Setelah memeriksa kamar, petugas reservasi mempunyai 2 pilihan, yaitu menerima atau menolak reservasi. Ada beberapa alasan sebuah reservasi dari calon tamu akan ditolak oleh pihak hotel. 1. Kamar yang dipesan tidak tersedia pihak hotel tidak dapat mengabulkan permintaan reservasi calon tamu karena kamar tidak tersedia. Permintaan tersebut dapat berupa jenis kamar, tanggal yang diminta atau fasilitas lain. 2. Kamar telah habis dipesan (fully booked) reservasi kamar tidak dapat dipenuhi karena hotel mengalami fully booked atau kamar penuh. Biasanya hal ini terjadi pada saat musim ramai (peak season). 3. Tamu termasuk dalam daftar hitam (black listed guest) black listed guest adalah calon tamu yang sebelumnya telah diketahui mempunyai reputasi buruk sebagai tamu pada masa lalu di hotel yang bersangkutan. Oleh karena itu, tamu dimasukkan kedalam black listed guest....

Selain penulisan nama, petugas reservasi harus memerhatikan penulisan singkatan-singkatan atau kode-kode yang umum digunakan di hotel atau pariwisata Berikut ini adalah beberapa contoh penulisan singkatan dan kode: Singkatan/Kode   All A/C     semua pembayaran dibayar sendiri   C/A     company account   C.L    city ledger (pembayaran kredit)   Clerk   petugas   Closed    persediaan kamar habis   CO    nama perusahaan   D/DBL/DWB   double bed room   Deposit    uang muka pada saat check in   EB   extra bed   FIT      free individual traveller   Full House   semua kamar telah penuh/terisi   Fully Booked  ...

Struktur organisasi adalah gambaran tentang jenjang dan alur kepemimpinan serta menunjukan hubungan wewenang dan tanggung jawab dari setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Dalam struktur organisasi hotel, setiap orang pada jabatan masing-masing harus menyadari bahwa keberadaannya adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan hotel. Setiap petugas hotel harus memahami jalur-jalur kerja sama. Ia harus tahu dengan siapa harus bekerja sama, dengan siapa tugas-tugas harus dikomunikasikan. Berikut ini akan diuraikan jabatan-jabatan yang umumnya terdapat pada hotel besar: 1. General Manager General Manager adalah puncak pimpinan dari sebuah organisasi hotel. Ia bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan hotel dan kinerja seluruh karyawannya. 2. Assistant General Manager atau Executive Assistan Manager. Assistant General Manager atau Executive Assistan Manager adalah wakil General Manager. Jabatan ini pada umumnya ada di hotel-hotel besar di mana Genera...

Berikut ini adalah tugas petugas bagian reservasi. 1. Membaca 'log book' log book adalah semacam buku catatan yang berisi hal-hal dan masalah-masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas penerimaan tamu kelompok (shift) berikutnya. Catatan ini merupakan catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang lainya. Buku tersebut berisi tentang catatan tamu pindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, serta persiapan yang belum selesai yang memerlukan tindak lanjut. 2. Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang sudah terjual (hour in) atau kamar yang tersedia untuk dijual dan yang sudah dipesan (room available). 3. Mempersiapkan peralatan kerja, yaitu formulir pemesanan (reservation form) dan slip lainya. 4. Menerima pemesanan kamar baik melalui telepon, e-mail, telex, atau faksimili. 5. Mengisi formulir pemesanan (reservation form). 6. Membuat slip pemesanan (reservation slip). 7. Menata rak pemesanan (reservation rack) dan tabel pemesanan (re...

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception. a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis. Front office counter Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan. Room rack/rak status kamar Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka d...

Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital, ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi. Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation staff yaitu: 1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan 2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel 3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll 4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu 5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media 6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list) 7. Memproses perubahan pemesanan kamar 8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi 9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show 10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager...

1. Manfaat pemesanan kamar Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar, yaitu: a. Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba, sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check in. b. Hotel dapat memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui dalam jangka waktu tertentu. c. Hotel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu: a.Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada saat check in. b.Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di hotel. 2. Klasifikasi reservasi (classification of reservations) a. Individual reservation Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendi...

Struktur organisasi di kantor depan / Front Office hotel dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel . Semakin besar hotel semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka strukturnya organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan: 1. Deskripsi pekerjaan Front Office Manager Area kerja Front Office Manager : front office area, executive floor, business center Ringkasan pekerjaan Front Office Manager : menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya Melapor kepada : General Manager Staf bawahan : semua staff front office Tugas pokok Front Office Manager : a. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office. b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai system komputer hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di h...