Sunday, March 17, 2013

Prosedur Check-in Untuk Tamu Individu/Perorangan



Prosedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut:

1. Tamu yang datang di hotel
Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaanya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan di atas lugagge trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu di dekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari paspor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan bellboy.

2. Bellboy mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk. Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionist dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. Setelah itu receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaanya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses check-in.

3. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa Guarantee Letter (GL), atau travel agent voucher.

4. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu yang dapat berupa passport, KTP, dan SIM.

5. Menyiapakn guest card dan keycard, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas penting.

6. Memberikan breakfast coupon dan kupon lainya serta menerangkan kegunaanya.

7. Receptionist mengucapkan selamat beristirahat sebagai akhir dari registrasi.