Wednesday, April 25, 2012

Fungsi & Peranan Front Office Pada Sebuah Hotel

Salah satu  unsur akomodasi pada industri Pariwisata kita adalah Perhotelan. Pada saat ini kita coba membahas tentang unsur akomodasi Perhotelan ini, khususnya Font Office Hotel (Kantor Depan Hotel)
Sebelum itu kita lihat kutipan tentang pengertian Hotel dibawah ini.
Pengertian Hotel dikutip dari Surat Keputusan Menparpostel yaitu :  SK: KM34/HK103/MPPT-87, yaitu :
Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagaian/seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelolah secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan dalam surat keputusan.
Hampir semua kegiatana yang ada dikantor (front office) depan berhubungan dengan tamu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan penting dalam operasi sebuah hotel.
PERANAN FRONT OFFICE
Front Office mempunyai macam-macam peran. Ada 8 peran penting dari Front Office Departemnt, antara lain :
  • Merupakan Wakil dari Manajemen (Management Representative), dalam keadaan tertentu front office dapat berperan sebagai wakil dari manajemen, seperti menyelesaikan masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
  • Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka yang berada di front office diharuskan mampu dan memiliki Salesmanship, karena pada front office ini lebih banyak berhubungan dengan tamu dibandingkan departemen lain. Selain menjual produk hotel  seperti kamar, juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel.
  • Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di front office diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang fasilitas dan produk hotel dan harus mengetahui kejadian-kejadian serta peristiwa-peristiwa penting diluar hotel yang berhubungan dengan kebutuhan tamu.
  • Penyimpan Data (Record Keeper), Front office departement merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari dihotel.
  • Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent), Front office mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan hotel.
  • Pemecah Masalah (Problem Solver), Sebagai The Hub of Activities, front office merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu, terutama keluhan-keluhan tamu.
  • Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent), karyawan front office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan masyarakat, terutama masyarakat pengunjung yang datang kehotel. Diharapkan dapat berperan sebagai internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu hotel.
  • Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator),  front office juga berperan sebagai tempat koodinator pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain di komunikasikan melalui Front Office.
FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT
  • Menjual Akomodasi Hotel
  • Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check – in
  • Melayani pemesanan kamar
  • Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat
  • Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill)
  • Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel
  • Menangani fasilitas komunikasi
  • Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya
  • Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu
  • Melayani penitipan barang-barang berharga
  • Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional hotel