Wednesday, March 28, 2012

PROSEDURE MENERIMA TAMU VIP & GROUP

PERSIAPAN SEBELUM TAMU VIP TIBA

 BEBERAPA HARI SEBELUM KEDATANGAN, KAMARNYA SUDAH DITENTUKAN YANG BAIK DAN DIBERI TANDA ( DI BLOCKING)
 DAFTAR TAMU VIP/ VIP NOTICE / VIP RELEASE BEBERAPA HARI SEBELUMYA HARUS SUDAH DIDISTRIBUSIKAN KE SEMUA DEPARTEMEN AGAR MASING-MASING MEMPERSIAPKAN DIRI
 BEBERAPA JAM SEBELUM KEDATANGAN, FOM /ASST. FOM MELAKUKAN CHECK TERAKHIR MEMASTIKAN SEMUANYA TELAH DIPERSIAPKAN DENGAN BAIK

SAAT TAMU TIBA/ KEDATANGAN

 TAMU VIP DISAMBUT LANGSUNG OLEH PIMPINAN HOTEL DAN FOM, GRO
 PENDAFTARAN DAN PENGANTARAN TAMU VIP DILAKUKAN LANGSUNG OLEH FOM/ GRO
 PROSEDUR PENANGANNAN YANG LAIN SAMA DENGAN STANDART CHECK IN BIASANYA


PROSEDURE MENERIMA TAMU GROUP


SAAT TAMU TIBA/ KEDATANGAN

 ROMBONGAN DITERIMA DIRUANG TUNGGU ATAU DIRUANG KHUSUS YANG TELAH DISEDIAKAN
 ROMBONGAN DISAMBUT OLEH FOM/GRO ATAU WAKIL DARI PIMPINAN HOTEL YANG SEDANG BERTUGAS
 LANGSUNG DISEDIAKAN WELCOME DRINK UNTUK ROMBONGAN
 PIMPINAN ROMBONGAN MENGADAKAN KOORDINASI DENGAN PIHAK HOTEL, SERTA MELAKUKAN PENDAFTARAN UNTUK SEMUA ANGGOTA GROUP
 PIMPINAN ROMBONGAN MENGADAKAN BRIEVING KEPADA GROUPNYA PERIHAL FASILITAS YANG BOLEH DAN TIDAK DIPERBOLEHKAN DI HOTEL INI, SERTA RENCANA / JADWAL SELANJUTNYA
 PIMPINAN ROMBONGAN MENYERAHKAN KUNCI SERTA MINTA MASING-MASING UNTUK MENERNDATANGANI DAFTAR NAMA YANG TELAH DISIAPKAN
 PELAYANAN BARANG ( BELLBOY ) MENGANTAR TAMU KE KAMARNYA MASING-MASING
 BARANG-BARANG TAMU DIKIRIM KE KAMAR SESUAI DENGAN NOMOR KAMAR YANG TELAH DITENTUKAN DENGAN MENCOCOKKAN DENGAN LUGGAGE TAG PADA MASING-MASING BARANG
 MEMBERI TANDA PADA TAMU YANG DIHARAPKAN TIBA E/A
 MEMBERI TANDA PADA RACK STATUS KAMAR
 RECEPTION MEMPROSES DATA ROMBONGAN YANG BARU TIBA ( MEMASUKKAN PADA REGISTRATION RACK / RACK BILL )


MENANGANI BARANG TAMU CHECK IN
( GROUP )

 KOORDINASI DENGAN TOUR GUIDE PERIHAL JUMLAH BARANG BAWAAN TAMU
 KUMPULKAN BARANG-BARANG DI SATU TEMPAT, CATAT DAN INFORMASIKAN KE TOUR GUIDE
 GANTUNGKAN LUGGAGE TAG SESUAI DENGAN SI PEMILIK BARANG
 KELOMPOKKAN BARANG-BARANG AGAR MUDAH DIANTAR KE KAMAR
 ANTAR SEMUA BARANG TAMU KE SETIAP KAMAR SESUAI DENGAN DAFTAR YANG SUDAH DICATAT
 MENANGANI BARANG-BARANG YANG DISIMPAN
 CEK BARANG YANG AKAN DISIMPAN
 SIAPKAN LUGGAGE CHECK UNTUK SETIAP BARANG
 BERIKAN SEPARUH DARI LAUGGAE CHECK KE TAMU/ PEMILIK
 SIMPAN BARANG DITEMPAT YANG AMAN
 ATUR BARANG SESUAI DENGAN URUTAN TANGGAL
 SATU LUGGAGE CLAIN CHECK UNTUK SATU BARANG
 LAPORKAN KE BELL CAPTAIN/ CONCIERGE UNTUK DICATAT DI LOOGBOOK


MENANGANI PENGAMBILAN BARANGYANG DISIMPAN

 MINTALAH BUKTI CLIM CHECK DENGAN SOPAN
 KALAU HILANG TANYAKAN IDENTITAS TAMU
 COCOKKAN LUGGAGE CLAIM CHECK TAMU
 CHECK APAKAH TAMU MASIH ADA KEWAJIBAN TERHADAP HOTEL, INFO KE FOC



MENANGANI BARANG TAMU CHECK OUT
( GROUP )

 AMBIL TROLLEY DAN SEGERA MENUJU KE KAMAR TAMU
 KUMPULKAN BARANG SESUAI URUTAN KAMAR DAN CATAT
 CHECK KE CASHIER APAKAH SEMUA KEWAJIBAN TAMU SUDAH SELESAI
 BAWA BARANG-BARANG TAMU KE MOBIL DAN PASTIKAN CHECK DENGAN PEMILIK
 PASTIKAN SEMUA BARANG TAMU LENGKAP DAN MINTAKAN PENGESAHAN DARI TOUR LEADER SECARA TERTULIS
 LAPORAN KE BELLCAPTAIN/ CONCIERGE UNTUK DIARSIP