Monday, September 10, 2012

Housekeeping Departemen

Housekeeping
A.Tugas dan Tanggung Jawab.
            Housekeeping berasal dari kata house yang bearti rumah, wisma, hotel, dan to keep yang bearti merawat atau memelihara. Jadi housekeeping adalah bagian atau departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, memperbaiki kerusakan, dan memberi dekorasi dengan tujuan agar hotel tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan penghuninya. Housekeeping departement adalah bagian dari hotel yang bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan kamar (guest room), ruangan umum, restauran, bar, outlet lainnya.
            Housekeeping departemen, bagi sebagian besar hotel, merupakan sumber pendapatan hotel yang paling besar. Karena tamu yang menginap tentu mengeluarkan uang lebih banyak untuk sewa bila dibandingkan dengan uang yang harus dibayarkannya untuk makan dan minum serta pengeluaran yang lain. Sebagai sumber pendapatan, housekeeping department harus ditangani oleh tenaga-tenaga trampil dan professional.
            Fungsi housekeeping dalam hotel sangat penting. Kelancaran penyiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan oleh housekeeping oleh karena itu  maka housekeeping harus di perhatikan dengan baik agar para tamu betah tinggal di hotel.
Tanggung Jawab bagian housekeeping meliputi area :
1.    Ruang tamu (guest room)
2.    Gang ( corridor)
3.    Restauran dan banquet ( restaurant and banquet hall)
4.    Ruang kantor ( office )
5.    Locker karyawan ( employee Locker)
6.    Toilet karyawan ( Toilet locker )
7.    Toilet tamu ( guest toilet )
8.    Taman di dalam dan di luar ruangan (in and out door garden)
9.    Kolam renang ( swimmingpool), dan
10. Halaman parkir ( parking area
Tugas bagian Housekeeping adalah sebagai berikut :
1.    Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik, nyaman, dan aman.
2.    Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
3.    Penyiapan, penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.
4.    Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel.
B. Sasaran
Beberapa sasaran housekeeping adalah :
1.   Bersih
Kebersihan di suatu ruangan dan kamar tamu di hotel sangat menentukan. Bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi tenang karena sanitasi dan hygiene terjamin. Inilah langkah pertama tamu dalam menilai suatu hotel.
2.   Menarik
Dengan dasar kebersihan pada suatu ruangan dan ditunjang dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi maka ruangan akan menjadi menarik.
3.   Nyaman
Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang bersih, menarik, dan tenang dengan pelayanan yang memuaskan akan membuat tamu dan pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal atau berkunjung kembali ke hotel.
4.   Aman
Faktor penting yang selalu didambakan pengujung atau tamu yaitu keamanan. Keamanan tamu selama selama berkunjung atau menginap di hotel meliputi keamanan pribadi dari kecurian, kebakaran, dan bahaya dari peralatan hotel.
Untuk menjangkau seluruh area tersebut, housekeeping department dibagi menjadi beberapa seksi :
1.    Seksi kamar ( Room section / Floor section)
Seksi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar tamu. Dalam beberapa hotel, penganturan tanggung jawab floor ini termasuk kepada area corridor setiap lantai.
Petugas yang berada didalam seksi ini adalah :
a.    Floor housekeeper atau floor section manager
b.    Floor supervisor
c.    Room attendant
2.    Seksi area umum ( Public area section / Houseman section)
Seksi ini bertanngungjawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan area-area  dan fasilitas umum yang ada di hotel. Fasilitas itu antara lain :
a.    Lobby area
b.    Public toilet
c.    Restaurant
d.    Bar
e.    F&B outlet
f.      Meeting / conference room
g.    Ballroom
h.    Bussiness center
i.      Fitness & Health center
j.      Swimming pool
k.    Parking area
l.      Outdoor and in door garden
m.  Guest lift
n.    Back office
o.    Locker room
p.    Employee corridor
q.    Canteen
Petugas yang berada didalam seksi ini adalah :
1.      Public area housekeeper atau public area manager
2.      Public area supervisor atau houseman supervisor
3.      Public area attendant atau houseman
4.      Toilet anttendat
5.      Night cleaner
6.      Gardener
7.      florist
3.    Seksi binatu (Laundry section)
Seksi ini bertanngungjawab dalam hal penanganan dan penyediaan jasa pencucian dan pemeliharaan baik untuk guest laundry, maupun house laundry dan uniform. Guest laundry adalah pakaian tamu, sedangkan house laundry adalah linen yang digunakan oleh housekeeping mau pun department lain seperti banquet service, fb service maupun penanganan uniform untuk seluruh karyawan hotel. Dalam beberapa hotel, laundry juga melakukan penanganan untuk jasa outside laundry, baik individu maupun untuk usaha jasa hotel, restoran, pabrik dan sebagainya yang merupakan revenue tambahan bagi laundry.
Petugas yang berada dibawah seksi ini adalah :
1.    Laundry manager
2.    Assistant laundry manager
3.    Laundry supervisor ( guest and house laundry supervisor)
4.    Valet
5.    Washer
6.    Presser
7.    Ironer
8.    Marker
9.    checker
4.    Seksi linen dan pakaian seragam ( linen and uniform section)
Seksi ini bertanngungjawab terhadap penyediaan, penangganan, penyimpanan dan pemeliharaan linen yang digunakan oleh departemen – department terkait, floor section, banquet, food and beverage service dan uniform seluruh karyawan hotel.
Petugas-petugas yang berada didalam seksi ini adalah :
1.    Linen and uniform supervisor
2.    Linen supervisor
3.    Uniform supervisor
4.    Linen attendant
5.    Uniform attendant
6.    Tailor / seamstress
C. Hubungan Housekeeping dengan Bagian lain.
1. Hubungan Housekeeping dengan Front Office.
Hubungan Housekeeping dengan Front Office dibagi menjadi 2 hal, yaitu dari pihak housekeeping dan dari pihak front office.
Dari pihak Housekeeping dilakukan hal-hal berikut :
a.    Laporan status kamar (room report).
b.    Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa tamu.
c.    Laporan mengenai penemuan barang-barang milik tamu yang tertinggal di kamar sesudah tamu berangkat / check out.
d.    Front office memberi informasi kepada housekeeping bahwa ada tamu yang segera masuk / check in, sehingga housekeeping akan menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.
Dari pihak Front Office meliputi hal-hal berikut :
a.    Mengirimkan daftar penghunian kamar setiap pagi.
b.    Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu, meliputi tamu perorangan, tamu rombongan, atau tamu VIP.
c.    Memberitahukan kepada housekeeping mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out, sehingga kamarnya dapat segera di bersihkan.
d.    Memberikan guest slip agar housekeeping tahu tamu yang baru saja check in.
e.    Memberitahukan kebutuhan tambahan untuk tamu. Misalkan, extra bed, baby box, dll.
f.     Memberitahukan perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.
g.    Jika terjadi laporan perbedaan penghuniaan kamar antara housekeeping dengan front office dan kasir front office maka dibuat room discrepancy report dan diadakan pengecekkan langsung. F O akan memeriksa kunci kamar guest slip dan registration card. Kasir akan memeriksa rekening tamu dan kartu registrasi. H K akan memeriksa langsung ke kamar tamu.
Perbedaan status kamar dapat terjadi karena hal-hal berikut :
1.            Tamu telah membayar rekening tetapi barang-barang dan kopernya masih ada di kamar.
2.            Tamu belum membayar rekening tetapi sudah meninggalkan kamar.
3.            Tamu c/i tanpa membawa koper atau barang apapun ke kamar.
4.            Kesalahan pembuatan room report oleh pihak HK
5.            Tamu meninggalkan hotel tanpa menyelesaikan rekeningnya.
2. Hubungan Housekeeping dengan Binatu ( Laundry).
a. menanggani masalah pencucian pakaian tamu, pakaian karyawan, dan pencucian linen-linen yang dipakai oleh bagian HK.
b. penangganan keluhan tamu pada cucian, meliputi cucian kurang bersih, cucian bernoda, cucian hilang atau rusak, dan cucian tertukar.
c. penangganan keterlambatan pengiriman linen yang dipakai oleh HK maupun outlet lain karena listrik mat, kerusakkan mesin dll.
3. Hubungan Housekeeping dengan Bagian pembeliaan (Purchasing)
Menangani pembelian dan penyimpanan barang-barang yang dibutuhkan oleh HK. Barang tersebut meliputi alat-alat pembersih, obat pembersih, perlengkapan tamu, linen-linen untuk HK, dan alat penunjang operasional lain seperti formulir-formulir.
4. Hubungan Housekeeping dengan Bagian Engineering.
 a. Perbaikkan dan pemeliharaan alat-alat terutama yang menyangkut operasional HK.
            b. Perbaikkan perlengkapan HK yang ada di kamar tamu.
5. Hubungan Housekeeping dan security
a. Pengawasan oleh pihak keamanan pada area-area HK, meliputi corridor, tempat tugas  room boy dan kantor HK.
            b. Keamanan barang-barang milik tamu dan keselamatan tamu.
6. Hubungan Housekeeping dengan Food & Beverage.
            a. Pelayanan room service kepada tamu.
b. Pengiriman karangan buah ( fruitstand) untuk tamu VIP.
7. Hubungan Housekeeping dengan Bagian Personalia.
            a. Pengadaan tenaga kerja.
            b. Pengangkatan pegawai.
c. Pelatihan pegawai.
d. Pemutusan hubungan kerja.
e. Cuti Karyawan.
f. Surat peringatan untuk pegawai, dan
g. Pembayaran gaji dan lembur pegawai.
  
Jenis – jenis kunci yang biasa digunakan pada department Housekeeping adalah
  1. Pass key
Adalah kunci yang biasa dibawa oleh petugas roomboy/roommaid/room attendant saat bekerja atau bertugas merapihkan kamar
  1. Master key
Adalah kunci yang digunakan untuk membuka semua kamar biasa dibawa oleh supervisor saat melakukan pengecekan atau final check  room
  1. Grand master key
Adalah kunci yang dibawa oleh general manager yang digunakan oleh membuka kunci kamar hotel
Jenis – jenis formulir yang biasa digunakan oleh Departemen Housekeeping, adalah
  1. Roomboy Control SheetAdalah formulir yang digunakan oleh Roomboy saat membersihkan kamar untuk mencatat pemakaian guest amenities dan guest supplies.
  1. Room ReportAdalah formulir yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan status-status kamar. Laporan ini disampaikan olehsupervisor.
  1. Housekeeping ReportAdalah laporan status kamar sebagai arsip kantor hoesekeeping
  1. Lost and Found ReportAdalah laporan yang dibuat oleh supervisor mengenai penemuan barang milik tamu.
  1. Lost and Damages ReportAdalah formulir untuk mencatat dan melaporkan barang atau perlengkapan kamar yang hilang, dibawa tamu maupun rusak.
  1. Repair and Maintenance ReportAdalah laporan yang digunakan memberitahukan permintaan perbaikan pada engineering department karena ada peralatan yang rusak.
  1. Inventory ReportAdalah formulir yang digunakan untuk mencatat dan mengontrol perlengkapan tamu maupun bagian housekeeping, yang meliputi :
1.    Linen
2.    Guest supplies
3.    Cleaning supplies
4.    Uniform
  1. Cleaning and Guest Supplies ReportAdalah formulir yang digunakan untuk melaporkan jumlah pemakaian obat / alat pembersih dan perlengkapan tamu yang dipergunakan dikamar.
  1. Log BookAdalah buku catatan mengenai laporan dari shift 1 ke shift berikutnya. Berguna untuk menyampaikan masalah maupun pekerjaan yang telah diselesaikan
  1. Laundry Linen SlipAdalah formulir untuk pengiriman linen kotor dari semua department yang ada di hotel
  1. Room Check ListAdalah formulir untuk mencatat data-data dan kondisi kamar yang diperiksa oleh room boy
  1. Lost and Found BookAdalah buku yang berguna untuk mencatat data barang-barang tamu yang ditemukan dikamar tamu/area hotel lainnya.
  1. Minibar Daily Sales ReportAdalah formulir untuk mencatat laporan semua minuman yang dikonsumsikan tamu dikamar.
  1. Minibar Daily Late Charge ReportAdalah formulir untuk mencatat semua minuman di kamar yang telah dikonsumsi tamu tetapi tidak terbayar oleh tamu.
  1. Minibar BillAdalah formulir yang berguna untuk mencatat jumlah minuman beserta harganya untuk ditagihkan pada tamu.