Saturday, May 4, 2013

Periode In-House



 Periode in-house adalah masa selama tamu tinggal di hotel. Ada banyak hal yang perlu diperhatikan dan ditangani oleh staff bagian front office. Berikut adalah aktifitas dan pelayanan tamu yang terkait dengan departemen front office.

1. Tamu Pindah Kamar (Change of Room or Rate)
Alasan tamu pindah kamar kemungkinan disebabkan karena tamu menginginkan fasilitas, lokasi kamar yang berbeda, berubahnya jumlah tamu yang menginap di kamar, ataupun adanya keluhan yang berhubungan dengan kamar, dan sebagainya. Prosedur yang harus dilakukan jika menangani tamu pindah kamar adalah:

  • Resepsionis menanyakan alasan tamu pindah kamar
  • Jika memungkinkan mencari kamar penggantinya, usahakan kamar yang tidak terlalu jauh dari kamar sebelumnya
  • Melapor ke bagian housekeeping dan engineering jika terjadi kerusakan kamar
  • Menghubungi bellboy jika tamu memerlukan bantuan pemindahan barang bawaan
  • Mengisi formulir change of room or rate
  • Mendistribusikan change of room or rate ke departemen lain.
 
2. Tamu Sleep Out
Tamu jenis ini adalah tamu yang menginap di hotel tetapi pada waktu tertentu tidak tinggal di dalam kamarnya, tetapi barang bawaanya tetap berada di kamar. Besar harga kamar yang akan dikenakan tergantung dri hotel, namun biasanya akan dikenakan biaya harga kamar penuh (sesuai dengan harga semula). Penanganan yang dilakukan oleh resepsionis yaitu:

  • Menanyakan lamanya sleep out
  • Menawarkan apakah kamarnya di double lock atau tidak
  • Melapor kepada atasan
  • Mengisi formulir sleep out form.

3. Incognito
Incognito adalah tamu yang menginap di hotel sesuai dengan permintaan keberadaanya di hotel dirahasiakan. Oleh karena itu, jika ada tamu yang mencarinya, baik melalui telepon maupun datang langsung maka seluruh staff hotel mengatakan bahwa tamu tersebut tidak menginap di hotel. Ada cara yang digunakan dalam penulisan nama di sistem komputer dengan cara memberi tanda tertentu seperti (*) pada nama tamu agar keberadaan tamu di hotel tidak diketahui.

4. Privacy/Do Not Disturb
Tamu ini merupakan tamu yang menginap di hotel dengan permintaan dan alasan tertentu tidak ingin orang lain mengganggu dirinya. Permintaan ini berlaku untuk staff hotel ataupun tamu yang mencarinya. Sambungan telepon yang masuk ke kamar tamu tersebut akan tersambung ke bagian operator telepon.



----------
Sent via iPhone