Friday, September 20, 2013

Jenis Laporan Reservasi

Langkah terakhir dari suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan reservasi. Mengapa laporan reservasi sangat penting bagi hotel? Dengan adanya laporan-laporan reservasi itu maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (room sales) dengan melakukan pengawasan yang akurat tentang Room Availability (kamar yang tersedia untuk dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (ramalan tentang potensi penjualan kamar di masa mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporan reservasi ini untuk membantu perancanaan budget dan forecast.
Beberapa laporan reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan.

Tiap hotel memiliki jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan manajemen. Secara umum, jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat di bawah ini.


1. Reservation Transaction Report Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian.
Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi, dan pembatalan yang terjadi.


2. Expected Arrival and Expected Departure List
Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.



3. Room Availability Report
Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dipesan.


4. Group Status Report 
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan ataupun tidak menggunakan jaminan.


5. Special Arrival List
Daftar tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.


6. Turn-away Report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Laporan ini dibuat bila hotel telah mengalami Fully Booked atau Over Booking.


7. Revenue Forecast Report
Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan pada masa yang akan datang.


8. Reservation Histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays, dan understays.